Guía completa para principiantes en Notion

Escrito por Miguel Ángel Gómez

IT Manager | Más de 15 años de experiencia en informática corporativa. Experto en Apple, sistemas, redes, nube, virtualización, diseño web...
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Notion es una de las herramientas de productividad de más rápido crecimiento en la historia reciente. Los usuarios avanzados se han enamorado tanto de Notion que han florecido cientos de videos de usuarios apasionados por este nuevo programa de organización, productividad, etc.

El folio en blanco de Notion significa que puede ser muy fácil de empezar a usar, pero también puede significar que los usuarios menos experimentados se bloqueen un poco al principio al desconocer lo poderosa que puede llegar a ser esta herramienta.

En este artículo, quiero compartir mis mejores consejos para empezar a usar Notion. Juntos, cubriremos los elementos básicos de Notion y cuatro casos de uso común para sacarle el máximo provecho. ¿Listos? Vamos.

Construir con bloques

El elemento central Notion es el bloque, del que surge todo el contenido. Hay aproximadamente 50 bloques potenciales en el momento de escribir estas líneas, y sé que el equipo está agregando más. Hablaremos de bloques técnicos como bases de datos, tableros, ecuaciones e integraciones más adelante. Por ahora nos centramos en lo básico.

Rápidamente verán que pueden crear cualquier tipo de contenido escrito con bloques. Un pequeño consejo profesional: Notion reconocerá automáticamente los comandos markdown, si eres ese tipo de escritor. Es fácil escribir un artículo completo con cualquier tipo de medio popular incrustado con un bloque o incluso sólo pegando la URL, por ejemplo, sólo pegando un enlace de YouTube, puedes elegir incrustar el vídeo.

Ahora que entiendes la esencia de Notion, siéntete libre de jugar un poco con los bloques y ver qué puedes hacer. La siguiente parte que vamos a cubrir es cómo organizar tu cuenta de Notion y no perder de vista lo que puede convertirse en tu segundo cerebro. No exagero.

Organizando cosas con Notion

Al crear una nueva cuenta, Notion crea automáticamente una página llamada Espacio de trabajo del nombre. Es una primera página básica que puedes usar para alojar cualquier tipo de bloque o página adicional.

Como ya has jugado un poco con los bloques, lo siguiente que debes probar es crear una nueva página. Tienes dos opciones: crear una subpágina en tu espacio de trabajo predeterminado o crear una nueva página en el menú Notion. Para mantener Notion más organizada, recomiendo crear una nueva subpágina del espacio de trabajo para empezar.

Para ello, escribe / para que aparezcan las opciones de bloque y selecciona página. Selecciona la primera opción Página -> Incrustar una subpágina. Al hacerlo, verás las opciones de la plantilla inicial de Notion junto con una serie de posibles tipos de página, incluidas las bases de datos.

Lo harás para dos tipos de páginas: una página vacía y una base de datos de tableros. Una vez que se hayan creado ambos, usa el menú de la barra lateral o los botones de retroceso para volver al espacio de trabajo principal. Ahora verá ambas páginas como una subpágina de Notion en el espacio de trabajo predeterminado.

Es posible seguir anidando tan profundo como quieras con las subpáginas, pero no lo recomendaría. Puedes ser más organizado sin sobrecargar las páginas de nivel superior. Vincular entre páginas es otra cosa que puedes hacer en Notion que me parece útil, pero eso lo veremos más adelante.

Abramos de nuevo la subpágina en blanco. Ya sabes cómo añadir contenido escrito e imagenes o videos en la página anterior, así que crearemos una base de datos en línea. Para ello, escribe / para que aparezcan las opciones de bloque y la tabla de escritura y selecciona inline como opción.

Creación de una agenda

Ahora verás una tabla de base de datos estándar. Te resulta familiar, ¿verdad? Vamos a usar esto para crear nuestra plantilla de rastreo de hábitos. Para ello, crearás siete columnas con una casilla de verificación de tipo de propiedad. Ahora crea tantas filas como quieras para los hábitos que registres durante el día o la semana. Ten en cuenta que estamos experimentando aquí, así que no es el momento de preocuparse por lo genial y lo carpe diem que son tus hábitos, sólo anota algunos.

Enhorabuena! has creado tu primera base de datos de Notion! Simplemente marca las casillas de cada día que completen el bucle de hábitos para seguir el progreso. En cuanto a lo que haces al final de la semana, hay dos opciones para ti. La primera es limpiarlo y empezar de nuevo en la misma tabla. La otra opción es duplicar la tabla y empezar una nueva para esa semana, pero ¿qué haces con la última? ¡Archivarla! ¿No es maravilloso?

Agenda en Notion.

Haz un seguimiento de los hábitos semanales que quieras. No se te olvidará ninguno!

Tip: esta es un caso en el que el poder de Notion puede ser un poco abrumador. Hay múltiples maneras de hacer las cosas, y esta es una de esas veces.

Una forma es crear otra página vacía y nombrarla «Archivo«, y luego volver a la página de seguimiento de hábitos. Verás la página de Archivo encima o debajo del rastreador. Renombra el rastreador de la semana pasada para que coincida con esas fechas, y literalmente arrástralo a la página de Archivo. ¡Ya no está!  Puedes hacer esto para el rastreador de cada semana si quieres almacenar tus resultados.

Moviendo páginas en Notion

Puedes mantener el Rastreador de Hábitos como una subpágina en el espacio de trabajo principal, pero sólo para practicar quiero que arrastres la página del Rastreador de Hábitos fuera de la página de nivel superior y hacia el menú de la barra lateral.

Al hacerlo, habrás cambiado el Rastreador de hábitos a otra página de nivel superior de tu cuenta. Ahora puedes crear otras subpáginas en ella, volver al espacio de trabajo predeterminado o arrastrarla a otras páginas de nivel superior que crees en el futuro.

Esto es libertad total para organizar todo lo que se te ocurra. Probablemente ahora tu mente ya está bombardeándote con cientos de posibilidades que se te están ocurriendo para organizar cosas personales o laborales. Pero relájate, aun no has descubierto todo el potencial de Notion. Ahora viene lo mejor.

Bases de datos y vistas

La página de rastreo de hábitos nos dio una vista simple de las tablas y las propiedades de la base de datos. A continuación, vamos a utilizar la tabla que creaste antes como una forma de entender la flexibilidad de Notion. Si estás familiarizado con la vista de la tarjeta kanban que Trello popularizó, los tableros de Notion harán clic en tu mente al instante.

En la primera vista verás que el tablero está organizado por la propiedad Select con opciones para No iniciado, En progreso y Completado. Usaremos esto como base para nuestra plantilla actualizada de una lista de tareas.

Lo que haría primero es hacer clic en + Nuevo y empezar a añadir tareas que se te ocurran. Esto podría ser cualquier cosa (sólo estamos experimentando, así que no seas tímido). Intenta pensar en los elementos de tareas para cada etapa: No iniciada, en progreso y completada.

A continuación, haz clic en una de las tarjetas de tareas y añade algunas notas sobre la tarea en la sección en blanco de la página debajo de los comentarios. Finalmente, y esto es opcional, agrega dos propiedades adicionales:

  • Fecha de vencimiento
  • Multi-Select (utilizado con frecuencia para las etiquetas)

A continuación, haz clic en algunas de tus tareas y añade una fecha de vencimiento más una etiqueta en la propiedad de selección múltiple. Por ejemplo, yo uso etiquetas como Trabajo, Casa, Dinero, Varios. Los bloques de selección múltiple son diferentes de los bloques de selección porque puedes elegir varias etiquetas para una página, pero sólo seleccionar una opción. Por eso me gusta usar el bloque Select para datos como un filtro de estado.

Ahora que tenemos múltiples propiedades con las que trabajar, podemos filtrar y ordenar en base a las entradas. Por ejemplo, podríamos ordenar por una etiqueta como Trabajo o Casa para ver qué hay que hacer para cada una. También puedes ordenar por fecha de vencimiento para ver cuáles son las próximas.

Una de las partes más interesantes de Notion es la capacidad de crear diferentes vistas para tus páginas. Mi favorita es cambiar la vista de una tabla o tarjeta a la vista de calendario. Esto sólo funciona si tu página o bloque contiene una propiedad de fecha, pero es realmente genial de ver cómo funciona.

Un consejillo sobre la vista de calendario: al igual que cualquier otra vista de base de datos, haga clic en una fecha para crear una nueva página. En el calendario, asigna automáticamente la fecha en función del día en el que se hace clic y, a continuación, puedes rellenar las demás propiedades como Multi-Select o Select. Por ejemplo, cambiaré a la vista de calendario y comenzaré a agregar ideas del asunto en cuestión cada martes como una forma de obtener una vista rápida del contenido que se avecina.

La otra vista a destacar es Tabla. Esta se parece mucho más a las hojas de cálculo con las que estamos familiarizados, y puede facilitar la clasificación, el filtrado y la visualización rápida de las páginas en función de cómo quieras organizarlas. Por ejemplo, si quiero ver todas mis ideas de un asunto en función de su fecha de lanzamiento, es más fácil ordenar una vista de tabla por fecha que desplazarse por todos los meses siguientes en una vista de calendario. Son todos los mismos datos, pero desde diferentes perspectivas. Maravilloso y simple, como debería ser la informática.

Para recapitular esta sección, puedes utilizar las vistas de Notion para ver tus datos de varias maneras diferentes. Las vistas más populares son Tarjeta, Calendario y Tabla. Hay más, así que haz clic alrededor y experimenta! También puede ordenar y filtrar sus entradas de datos con propiedades como multiselección, selección, fechas, fórmulas y más.

Consejos, trucos e inconvenientes

Hemos cubierto algunas de las tareas básicas más comunes que se pueden encontrar en Notion, pero aquí hay algunos consejos y trucos rápidos.

  • Si estás en el plan de los 1.000 bloques gratis, debes saber que cada vez que pulses la tecla Intro es un nuevo bloque. Puedes evitarlo manteniendo pulsada la tecla Shift + Enter para crear un bloque masivo de texto y guardar todos esos bloques.
  • Las fórmulas de las tablas son un poco complicadas y no son un reemplazo completo de Excel / Sheets / Airtable si eres un usuario experto en hojas de cálculo, pero todos los demás estarán bien.
  • Me encanta usar el bloque de conmutador (Toogle) para ocultar trozos de texto u otros bloques en una página. Por ejemplo, cuando escribo en Notion, a menudo oculto los medios en un bloque de conmutación hasta que llega el momento de hacer las ediciones finales. Pero también es genial para mantener una vista de página ajustada con una opción para desplegar.
  • Puedes convertir los bloques en otros tipos haciendo clic en el menú :: al lado del bloque y seleccionando la opción Convertir en.
  • No tiene el PDF o el reconocimiento de texto de imágenes que tiene Evernote. Eso es realmente lo único que echo de menos en Evernote.
  • Puedes añadir portadas de páginas, y también hay una gran integración con Unsplash! Puedes compartir una página públicamente, casi como una entrada de blog. Tendrías que construir tu propio índice, pero se puede hacer con unos pocos contenidos.
  • Intenta escribir @ una página para referirte a ella desde cualquier otra página. También puedes copiar y pegar el enlace de la página y se creará automáticamente un enlace a la página de Notion.
  • Diviértete con los emojis! Notion ciertamente lo hace genial. Solo debes teclear :_ y aparecen todos los emojis.
  • Notion tiene una librería de plantillas muy completa, impulsada por su comunidad de usuarios. Si tienes un caso de uso en mente para Notion, es muy probable que ya haya una plantilla para probar.

Fuente: The Sweet Setup.

Todos los productos y servicios recomendados por NotionApp.es son seleccionados por nuestro equipo técnico. Las instrucciones técnicas que redactamos pueden no ser efectivas a en todas las plataformas y versiones de software. No nos hacemos responsables de ningún daño que pueda causar seguir estas instrucciones.

1 Comentario

  1. Luis

    En el modo Lista Numérica, si quiero crear otras sublista numérica pero con letras, ¿se puede hacer?

    Responder

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