Guía para el uso de las tablas de Kanban en Notion

Escrito por Miguel Ángel Gómez

IT Manager | Más de 15 años de experiencia en informática corporativa. Experto en Apple, sistemas, redes, nube, virtualización, diseño web...
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Internet está lleno de herramientas que te ayudan a organizar tu trabajo, pero sólo unas pocas son efectivas.
Notion es una de las aplicaciones que ofrece múltiples formas de organizar tus proyectos y tareas, y si le sumas una plantilla basada en Kanban puede mejorarlo aún más.

En este tutorial, compartiremos cómo construir y usar esta plantilla. Esperamos que estos consejos te sean útiles y puedas integrarlos en tu propio sistema de programación de trabajo.

¿Qué es el Kanban?

Kanban es un método para gestionar el trabajo altamente efectivo y eficiente. El término proviene de del japonés y traducido literalmente quiere decir tarjeta con signos o señal visual. Originalmente representaba un sistema de programación diseñado por un ingeniero industrial para mejorar la eficiencia de la fabricación. Kanban ha sido ampliamente adoptado en el desarrollo de software y es ahora una de las metodologías ágiles más populares.

«Una tablero kanban es una herramienta ágil de administración de proyectos diseñada para ayudar a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia (o el flujo). Los tableros kanban utilizan tarjetas, columnas y mejoras continuas para ayudar a los equipos de tecnología y servicios a comprometerse con la cantidad correcta de trabajo, y a hacerlo». – Atlassian

En resumen, los tableros Kanban son una forma concisa y clara de representar visualmente los negocios o las tareas personales que se deben gestionar y hacerlos más productivos.

¿Cómo es un tablero tradicional de Kanban?

Cada tarea dentro de un sistema de programación debe ser clasificada de acuerdo a uno de los tres siguientes estados:

  • Todo → ideas o tareas planificadas
  • Haciendo las tareas de → en las que estás trabajando
  • Hecho → tareas completadas

Los tableros tradicionales de Kanban son muy simples. Cada tarea está representada por una tarjeta, que se moverá a través de las tres columnas durante el proceso de desarrollo, según su estado.

Crear una plantilla basada en el Kanban con Notion

Si lo deseas puedes descargar nuestra plantilla gratuita de Tareas para empezar a trabajar ya con Notion.
  • Empezando con Notion
    En primer lugar, crea un nuevo espacio de trabajo. Para ello haz clic en «Añadir una página». Dale un nombre al espacio de trabajo recién creado (por ejemplo, Kanban), ¡y ya estás listo para empezar!
  • Configurando la plantilla
    Inicie la plantilla seleccionando la opción Junta de la BASE DE DATOS
    Tu página debería verse así:
    Como notarás, esta es la plantilla perfecta para Kanban. No olvides que nuestro objetivo es reinventarla, así que vamos a sumergirnos en el tutorial.
  • Definir las propiedades personalizadas
    Para reinventar con éxito Kanban, necesitamos dos propiedades extra:
    – Proyecto (Seleccionar)
    – Status (Seleccionar)
    También es recomendable añadir la siguiente propiedad adicional:
    -Last Modified (Última vez que se editó)¡Limpia la plantilla y prepárate para reinventar el Kanban!

Reinventando el Kanban

Para quienes trabajan en varios proyectos a la vez y tener una visión general del progreso de cada uno de estos proyectos, será muy útil configurar Kanban de una manera menos convencional.

En lugar de tener una tabla tradicional de tres columnas de Kanban por proyecto, tendrás una columna por proyecto. ¿Cómo se puede resumir una tabla de Kanban en una columna? Gracias a Notion! Veamos cómo.

Primero que nada, tienes que agrupar tus tareas por la propiedad del proyecto.

Eso significa que cada vez que haces clic en «Add a group» para crear una nueva columna, estás definiendo un nuevo proyecto. Esencialmente, cada columna representa un proyecto diferente.
Entonces crea tu primera columna, y añade una nueva tarea. Define los tres estados siguientes:
1 – Todo
2 – Trabajando en ello
3 – Hecho

Es recomendable comenzar cada valor de estado con un número, que representa su prioridad. Cuanto más bajo, más alto. También puedes usar colores para enfatizarlo. Además, es extremadamente importante definirlos en ese orden, ya que Notion ordena por orden, no por valor.

En lugar de asignar tus tareas a tres columnas según su estado actual, ahora puede utilizar la propiedad Status. Ordenar las tareas por orden ascendente de Status, et voila! Acabas de convertir un tablero Kanban en un único grupo de Notion.

Si sólo te interesan las tareas en un estado determinado, puedes utilizar la función de filtro de Notion.

Este es tan sólo un ejemplo, pero puedes aplicar este sistema de programación de trabajo a muchos otros campos diferentes. Por ejemplo,  para organizar tu blog, utilizando una columna por artículo. También lo puedes usar en grandes proyectos, asignando tareas por componente en lugar de por proyecto.

Conclusión

Perderte en la confusión de tu propio desorden puede ser frustrante. Aprender a usar un sistema de programación de manera efectiva puede cambiar tus hábitos de trabajo para siempre. Kanban es una herramienta muy útil, y gracias a Notion puedes llevarlo al siguiente nivel, como hemos explicado en este artículo.
Esperamos que esto te ayude a ser más organizado, ordenado y productivo.

Todos los productos y servicios recomendados por NotionApp.es son seleccionados por nuestro equipo técnico. Las instrucciones técnicas que redactamos pueden no ser efectivas a en todas las plataformas y versiones de software. No nos hacemos responsables de ningún daño que pueda causar seguir estas instrucciones.

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