La nueva característica de Notion: La Línea de Tiempo

Escrito por Miguel Ángel Gómez

IT Manager | Más de 15 años de experiencia en informática corporativa. Experto en Apple, sistemas, redes, nube, virtualización, diseño web...
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Los equipos que se rigen por los plazos pueden utilizar la vista de la línea de tiempo para trazar sus tareas y proyectos cronológicamente, lo que les da un lugar para ver el alcance y los plazos, mientras mantienen la capacidad de ajustarlos cuando surgen obstáculos en el camino.

La línea de tiempo es otra vista de la base de datos que se puede utilizar para visualizar la misma información de muchas maneras. Se basa en el clásico gráfico de Gantt, sólo que con mucha más flexibilidad y personalización. Muestra la secuencia de forma estética y comprensible, a la vez que expone cualquier problema potencial de capacidad. Esto lo hace útil para presentar las tareas de un proyecto o una serie de eventos.Por ejemplo, puede tener una base de datos que contenga todos sus proyectos de ingeniería, con una vista de línea de tiempo que muestre cuánto tiempo tardarán en construirse y cuándo se lanzarán. Y todas esas páginas de proyectos en la línea de tiempo pueden ser estructuradas como quieras o basadas en las necesidades del proyecto.

Esta guía ofrece los fundamentos de las líneas de tiempo, y luego detalla esos dos ejemplos: tareas y eventos. Para su referencia mientras practica con las Líneas de Tiempo, puede duplicar los ejemplos a su propio espacio de trabajo a través de la plantilla en Notion Market.

Contexto rápido

¿Qué son las bases de datos?

En Notion, una base de datos es una colección de artículos con propiedades comunes. Por ejemplo, una base de datos de coches puede tener las propiedades Marca, Modelo y Año.

Visualice una base de datos como una tabla, donde cada artículo ocupa una fila, y cada propiedad es una columna.

¿Qué son las vistas de la base de datos?

Para cualquier base de datos, puede crear múltiples vistas con opciones preconfiguradas, como filtros, reglas de clasificación y propiedades ocultas. A cada vista también se le asigna un formato, como una Tabla, Lista, Calendario, Galería de tarjetas o Tabla de estilo Kanban. El mejor formato para una vista depende del tipo de contenido y de cómo los usuarios interactúan con él.

La opción Timeline (línea del tiempo) es la última adición a los formatos de la base de datos de Notion.

Eliminar los puntos ciegos de la gestión de proyectos

El software rígido de gestión de proyectos no permite la flexibilidad de la vida real. Es difícil cambiar las cosas, y cuando lo haces, es un trabajo en sí mismo para los directores de proyectos comunicar estos cambios y prever todas las consecuencias en cascada.

La vista de la línea de tiempo arregla esto dándole a tu equipo:

  • Flexibilidad para ver los proyectos y ajustarlos según sea necesario – ya sea que un proyecto tome un mes o una tarea tome dos horas, puedes ver todo lo que sucede en un solo lugar. ¿Y cuando necesitas cambiar de rumbo? Fácilmente re-ver o mover todo el asunto.
  • La comprensión total de las tareas concurrentes y la priorización – las corrientes de trabajo paralelas ayudan a su equipo a mantener la cadencia de envío. Como un gráfico de Gantt, la vista de la línea de tiempo te muestra la naturaleza superpuesta de tus proyectos o tareas, permitiéndote priorizar el trabajo de P0.
  • Vistas personalizadas basadas en horarios o elementos del proyecto – obtener tan granular o de tan alto nivel como sea necesario. Vea las tareas por semana o por mes entero, todas con la información relevante que necesite.
    Y si quieres verlos de una forma totalmente diferente, cambia a la vista de tabla, tablero, lista o calendario. Siempre puedes cortar y dividir tus proyectos, sin embargo, es más útil para ti. A los directores de proyectos les pueden gustar las capacidades de Gantt de la vista de calendario, mientras que los diseñadores quieren ver su trabajo en un tablero.
  • Las páginas de la línea de tiempo son un lienzo en blanco para cualquier proyecto: cada página de la línea de tiempo puede personalizarse completamente para almacenar toda la información relacionada con ese proyecto, como imágenes, vídeo, listas de tareas y documentación.

Cómo usar la vista de la línea de tiempo

Dado que la vista de la línea de tiempo es un tipo de vista de base de datos, algunos elementos probablemente serán familiares. Al igual que otras vistas de la base de datos, puedes:

  • Ver las propiedades de la línea de tiempo pulsando •••, seleccionando Propiedades y activando lo que quieres ver. Agregar o eliminar propiedades en este mismo menú.
  • Filtrar y ordenar según tus necesidades, como ver sólo los proyectos en los que estás trabajando esta semana.

Sin embargo, algunos elementos de la vista de la línea de tiempo tendrán ese olor a coche nuevo. Incluso para los usuarios frecuentes de los gráficos de Gantt, tendrás más características con la vista de línea de tiempo. A continuación te explicamos cómo usarlas:

  • Cada página necesita una fecha – para ser vista en una línea de tiempo, las páginas necesitan una propiedad Date. Las páginas que se agreguen a una base de datos con vista de línea de tiempo contendrán automáticamente una propiedad Date predeterminada que no podrás eliminar.
  • Usar fechas y horas finales: para ampliar el alcance de un proyecto extendido, en la propiedad Date, añade una «End date» (fecha final). Incluso puedes activar la opción «Include time» dentro de una fecha para obtener más detalles.
  • Arrastrar y soltar para mover los proyectos o ampliarlos – mover todas las páginas de la línea de tiempo como sea necesario, ya sea empujando una tarea hasta mañana, o arrastrando un lado de la página de un proyecto para darse una semana extra para completarlo. Incluso puedes mover los proyectos hacia arriba o hacia abajo si quieres volver a priorizar.
  • Combinando una tabla con tu línea de tiempo – en Propiedades, puedes cambiar a Mostrar tabla. Esto coloca una tabla en el lado izquierdo de la vista de la línea de tiempo, donde puedes ver ciertos atributos de las páginas según las propiedades que selecciones. Tal vez en tu tabla tendrías al sub-equipo de ingeniería trabajando en el proyecto y al propietario del proyecto. Luego, en la línea de tiempo, tendrías las fechas del proyecto a la vista.
  • Elige cómo quieres ver el calendario: en lugar de la línea de tiempo fija de un típico gráfico de Gantt, es posible que necesites diferentes líneas de tiempo en las que ver tu trabajo (como las tareas del día o los grandes proyectos a lo largo de un mes). A la izquierda de < Today >, verás donde puedes cambiar la vista de tu línea de tiempo. Horas, días, semanas, trimestres, años. Tú eliges.
  • Organiza tu línea de tiempo por cualquier fecha que necesites – en el menú •••, puedes seleccionar «Timeline by» para ver las propiedades de «Date» disponibles por las que organizar tu línea de tiempo. Puedes tener una vista con una «end date» para sprints de dos semanas, u otra que sea sólo de fechas de lanzamiento.

La línea de tiempo pone las fechas de un proyecto o una tarea al frente y en el centro, para que todos sepan en qué trabajar y cuándo, y todo su equipo pueda conducir hacia el envío a tiempo.

Ejemplo de línea de tiempo: Tareas

Una base de datos simplificada de las tareas de un proyecto contiene cuatro propiedades:

  • Tarea (Título)
  • Duración (Fecha con fecha de finalización)
  • Propietario (persona)
  • Completar (casilla de verificación)

Puedes comprender fácilmente esas propiedades con una mirada a la vista de la tabla:

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